Einleitung

Die Digitalisierung hat das Rechnungswesen grundlegend verändert. Dennoch kämpfen viele Genossenschaftsbanken weiterhin mit einer hohen manuellen
Arbeitslast und mangelnder Transparenz in der Bearbeitung von Eingangsrechnungen. Veraltete Prozesse,
Medienbrüche und Insellösungen führen zu Fehlern,
Verzögerungen und ineffizienter Ressourcennutzung.
Für Mitarbeitende im Rechnungswesen bedeutet dies
einen enormen Zeitaufwand für Routineaufgaben,
eine hohe Fehleranfälligkeit sowie fehlende Übersicht
über den aktuellen Bearbeitungsstand.
Dieses Whitepaper beleuchtet die Herausforderungen klassischer Rechnungseingangsprozesse, zeigt
aktuelle Entwicklungen im Bereich der Automatisierung auf und gibt einen Ausblick auf die Zukunft des
digitalen Rechnungseingangs. Abschließend wird erläutert, wie UNEOS mit seiner spezialisierten Lösung
dazu beiträgt, manuelle Tätigkeiten nachhaltig zu
reduzieren und Transparenz sowie Effizienz im Rechnungswesen signifikant zu steigern.

Status Quo:
Herausforderungen im klassischen Rechnungseingang

Manuelle Arbeitsschritte als Produktivitätsbremse

In vielen Genossenschaftsbanken erfolgt die Erfassung eingehender Rechnungen noch immer weitgehend manuell – sei es durch Abtippen von Daten aus
Papierrechnungen oder durch das händische Übertragen digitaler Belege in ERP-Systeme. Diese Vorgehensweise bindet wertvolle Fachkräfte an monotone
Aufgaben wie:

• Erfassen von Kreditorendaten
• Prüfen von Beträgen und Steuerschlüsseln
• Zuordnen zu Kostenstellen oder Projekten
• Weiterleiten zur Freigabe per E-Mail oder Papierumlauf
• Archivieren physischer Dokumente

Fehlende Transparenz als Risiko für Compliance & Steuerung

Veraltete Prozesse erschweren es Verantwortlichen
zudem erheblich, jederzeit den Überblick über offene
Vorgänge zu behalten:

• Wo befindet sich eine bestimmte Rechnung
  aktuell?
• Wer ist für die Prüfung zuständig?
• Wurden alle steuerlichen Anforderungen erfüllt?

Insbesondere bei dezentralen Strukturen entstehen
so Intransparenzen hinsichtlich Fristenkontrolle, Genehmigungsstatus oder sachlicher Richtigkeit – Risiken sowohl für Compliance als auch Liquiditätssteuerung.
Die Folge sind lange Durchlaufzeiten, hohe Fehlerquoten (z.B. Zahlendreher), Medienbrüche sowie ein
erheblicher Kontrollaufwand bei Rückfragen oder Audits.

Hohe Komplexität durch unterschiedliche Formate & Kanäle

Eingangsrechnungen erreichen Unternehmen heute auf unterschiedlichsten Wegen: Als Papierrechnung
per Post, PDF-Anhang via E-Mail oder strukturierte E-Rechnung (z.B. XRechnung/ZUGFeRD). Ohne zentrale Plattform führt dies häufig zum Aufbau paralleler Workflows je Kanal – mit zusätzlichem Koordinationsbedarf zwischen Abteilungen.

Ältere IT-Strukturen bremsen digitale Potenziale aus

Auch dort, wo digitale Systeme im Rechnungseingang bereits im Einsatz sind, zeigt sich häufig ein anderes Problem: Die zugrunde liegende IT-Infrastruktur ist häufig veraltet und entspricht nicht mehr den heutigen technologischen Standards. Zahlreiche Anwendungen stammen aus einer Zeit, in der Automatisierung, Cloud-Integration oder KI-gestützte Erkennung noch keine zentrale Rolle spielten.
Diese Systeme sind oft nur punktuell digitalisiert, arbeiten nicht cloudbasiert. Updates oder Anpassungen sind aufwendig – was lange Umsetzungszeiten zur Folge hat.
Das Ergebnis: Trotz digitaler Komponenten bleibt der Gesamtprozess starr, ineffizient und fehleranfällig. Statt die Potenziale moderner Technologien zu nutzen, wird die digitale Bearbeitung häufig auf einem
technischen Fundament betrieben, das nicht mehr zeitgemäß ist und Innovationen ausbremst.

Aktuelle Entwicklungen: Automatisierung & Digitalisierung des Rechnungseingangs

Intelligente Datenerkennung statt manueller Erfassung

Moderne Lösungen setzen auf automatisiertes Auslesen relevanter Daten direkt beim Eingang der Rechnung – unabhängig vom Format:

• OCR-Technologien extrahieren Informationen aus
  gescannten Papierrechnungen.
• Digitale Belege werden maschinell verarbeitet;
  Kopf-, Fuß-, Positionsdaten stehen sofort strukturiert zur Verfügung.

Dadurch entfällt das fehleranfällige Abtippen vollständig; Mitarbeitende können sich auf wertschöpfendere Tätigkeiten konzentrieren.

Revisionssicherheit & Nachvollziehbarkeit „by Design“

Jede Aktion innerhalb digitaler Systeme wird automatisch protokolliert – inklusive Zeitstempel und verantwortlicher Person:

• Lückenlose Historie aller Bearbeitungsschritte
• Schutz vor Manipulation/Doppelbuchung
• Einfache Vorbereitung externer Prüfungen/Audits

So werden regulatorische Anforderungen zuverlässig erfüllt; zugleich sinkt der Aufwand für interne Kontrollen drastisch.

Workflow-Automatisierung beschleunigt Freigabeprozesse

Digitale Workflows ermöglichen eine regelbasierte Weiterleitung eingehender Rechnungen an definierte
Prüfstationen:

• Automatische Zuweisung nach Betragshöhe/Kostenstelle/Projektleiter
• Eskalation bei Fristüberschreitungen
• Mehrstufige Freigaben gemäß interner Kompetenzordnung

Dies reduziert Liegezeiten deutlich und sorgt dafür, dass keine Zahlungsfrist mehr verstreicht und Sie sich Mahnungen zukünftig sparen können.

Herausforderungen bei der Einführung digitaler Lösungen

Trotz klarer Vorteile bestehen typische Hürden beim Wechsel hin zum digitalen Rechnungseingang:

Akzeptanzprobleme: Veränderungen etablierter Abläufe stoßen oft zunächst auf Widerstand („Das haben wir immer so gemacht“).
Datenmigration/Stammdatenpflege: Die Übernahme
historischer Datenbestände erfordert sorgfältige Planung um Inkonsistenzen vorzubeugen.
Systemintegration/Schnittstellenmanagement: Unterschiedliche IT-Landschaften müssen harmonisiert
werden um reibungslose Übergänge sicherzustellen.

Um diese Stolpersteine erfolgreich zu überwinden empfiehlt sich ein schrittweises Vorgehen mit Pilotprojekten sowie enger Einbindung aller Stakeholder bereits während Auswahl-/Einführungsphase neuer Tools.

Zukunftsperspektiven – Wohin entwickelt sich das digitale Rechnungswesen?

Der Trend geht klar Richtung vollständiger End-to-End-Digitalisierung sämtlicher Finanzprozesse:

KI-basierte Anomalie-Erkennung identifiziert Unregelmäßigkeiten frühzeitig z.B., Dubletten/Betrugsversuche

Mobile Anwendungen erlauben ortsunabhängiges Prüfen/Freizeichnen selbst unterwegs

Langfristiges Ziel bleibt dabei stets die Reduktion manueller Routinetätigkeiten zugunsten strategischer
Aufgaben wie Analyse/Budgetsteuerung.

Wie UNEOS Sie unterstützt: Moderne Lösung für Ihren digitalen Rechnungseingang

UNEOS bietet speziell entwickelte Softwarelösungen zur effizienten Verarbeitung Ihres gesamten Eingangsrechnungsverfahrens an:

Automatisiertes Auslesen relevanter Daten

Mit UNEOS SmartFill entfällt das manuelle Erfassen nahezu vollständig — relevante Informationen werden
zuverlässig erkannt und übernommen.

Effiziente Zusammenarbeit & sichere Prozesse

Direkte Kommentarfunktionen fördern Austausch zwischen Teammitgliedern während klare Rollen-/Rechtevergabe revisionssichere Abläufe garantiert.

Volle Kontrolle dank übersichtlicher Dashboards

Eine zentrale Übersicht zeigt Ihnen jederzeit alle offenen Vorgänge samt aktuellem Status — inklusive
intuitiver Filterfunktionen nach Geschäftspartnern/ Rechnungskategorien.

Flexible Aufteilung komplexer Beträge

Unterschiedliche Positionen? Mit einem Klick teilen Sie den Gesamtbetrag projektbezogen auf verschiedene Kostenstellen/Kostenträger.

Nahtlose Integration Ihrer bestehenden Infrastruktur

Importieren Sie Ihre vorhandenen Stammdaten einfach ins System — Export fertiger Buchungssätze erfolgt direkt ins gewünschte Zielsystem z.B. Agree21.

Individuell konfigurierbare Buchungslogik

Ob zentrales Verrechnungskonto oder direkte Belastung einzelner Aufwandskonten — Sie bestimmen
selbst welche Regeln gelten!